Démarches avant départ

N’oubliez surtout pas d’effectuer les démarches suivantes avant départ :

Vous êtes en pleine phase de préparation de votre mobilité. Qu’elle soit collective ou individuelle, il convient de respecter les règles suivantes :

1. Consulter la circulaire académique du 15 décembre 2015 sur les « circulaire voyages scolaires à l’étranger »

2. Visas, autorisations et titres de voyage

Bien avant le départ, en fonction de l’âge, de la nationalité de vos élèves*et de la destination, vous devez vous renseigner sur les visas qui peuvent être exigés. Les consulats répondent assez rapidement à ce type de demandes par retour d’email. Toutefois, si vous rencontrez des difficultés  pour trouver ces informations, nos services pourront vous accompagner.

*Des élèves non français et non européens se sont déjà vus refuser l’entrée dans certains pays faute de visa.

attention 2A partir du 15 janvier 2017, les mineurs voyageant à l’étranger sans être accompagnés d’un de leurs parents devront être en possession du formulaire d’autorisation de sortie du territoire (AST) signé par l’un des titulaires de l’autorité parentale. Ce document est téléchargeable à l’adresse suivante :

https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F1359

3. Assurances

Vous pouvez consulter les informations relatives aux régimes de responsabilité et d’assurance des élèves et des accompagnateurs dans la circulaire n° 2016-091 du 15-6-2016 consultable ICI

4. Déclarer la mobilité un mois avant départ en fournissant la liste nominative des départs en mobilité. Document à compléter par le porteur de projet de mobilité pour information des postes diplomatiques: 

Déclaration mobilités sortantes

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Tel que stipulé dans la circulaire  n° 2011-116 du 3-8-2011 « Encadrement de la mobilité européenne et internationale au collège et au lycée » les établissements publics d’enseignement du second degré informent l’autorité académique et la DAREIC du projet de mobilité à l’étranger organisé dans le cadre d’un partenariat scolaire.

L’académie de la Martinique demande aux établissements du 1er degré de suivre la même procédure.

Ainsi, il est recommandé que le chef d’établissement transmette au recteur, un mois avant la mobilité, une note décrivant l’organisation du déplacement et recensant toutes les informations nécessaires (notamment la liste nominative des élèves et le cas échéant des accompagnateurs, les contacts utiles, les dates et le lieu du séjour).
Le chef d’établissement transmet copie de cette note à la DAREIC. Celle-ci communique les informations fournies par l’établissement à la représentation diplomatique concernée. Ceci vise à permettre de gagner en efficacité lors d’une situation de crise survenant dans le pays d’accueil. Les postes conservent ces informations jusqu‘au retour des élèves en France, sauf en cas de situation de crise.

Il est rappelé que, s’agissant des établissements d’enseignement privés sous contrat, le directeur de l’établissement a pour seule obligation d’informer l’autorité académique des dates et de la durée des déplacements scolaires. Toutefois, nous vous conseillons de suivre la même procédure que les établissements publics pour la sécurité des élèves afin de nous aider  à vous assister efficacement en cas de crise. Ceci nous permet par ailleurs d’avoir des statistiques fiables concernant la mobilité sortante de l’académie.

5. Renseigner le site ARIANE 

nouveau Il est désormais possible de déclarer des adultes accompagnants et de télécharger des listes d’élèves en mobilité sur le portail Ariane.

Il n’est donc plus nécessaire de demander à chaque famille d’inscrire son enfant.

Comme le précise la circulaire n° 2016-091 du 15-6-2016 sur la mobilité , Lire la suite...

« les établissements scolaires inscrivent tout déplacement d’élèves et des personnels les accompagnant à l’étranger sur le site « Ariane » créé par le ministère en charge des affaires étrangères (MAEDI) en cochant la case qui leur est dédiée. Le site Ariane permet au chef d’établissement et aux accompagnateurs de bénéficier en temps réel de recommandations de sécurité si la situation dans le pays de destination le justifie (événements sanitaires, climatiques et géopolitiques), www.diplomatie.gouv.fr/ariane

L’ensemble des modalités d’inscription et de déclaration de voyage scolaire à l’étranger sur Ariane sont décrites en annexe 8. Conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978, relative à l’Informatique, aux Fichiers et aux Libertés, le voyage sera automatiquement supprimé des fichiers 30 jours après la date de retour.

Il appartient à l’établissement scolaire de faire suivre le courriel de confirmation de la déclaration de voyage sur le site Ariane à la Dareic de son académie, en charge d’informer le poste diplomatique (http://eduscol.education.fr/pid24299-cid45734/adresses-des-dareic.html). Ce courriel comporte le nom de l’établissement, son numéro UAI*, l’académie, la destination et les dates du voyage. Il ne se substitue pas aux modalités de déclaration de voyage fixées par l’académie. »

*code UAI: Unité Administrative Immatriculée. Vous pouvez trouver le code UAI de votre établissement ICI

attention 2  Précision
Pour les écoles et établissements qui s’étaient déjà inscrits, une fois le nouvel Ariane arrivé, il leur faudra se désinscrire et créer un nouveau compte en tant qu’école/établissement scolaire.

Dans ce processus, ils pourront garder leur identifiant/ courriel.  En d’autres termes, après leur désinscription, il sera possible de rouvrir un nouveau compte en tant qu’établissement scolaire en utilisant le même identifiant/ courriel qu’auparavant.

6.Annulation de voyage dans le cadre de mesures d’urgence du plan Vigipirate

Vous souhaitez savoir si l’annulation d’un voyage scolaire facultatif en raison de mesures découlant du plan Vigipirate relève d’un cas de force majeure ou si la responsabilité de l’établissement peut être engagée ?

Le plan Vigipirate est caractérisé par des mesures permanentes et des mesures additionnelles liées à la nature et au degré des menaces encourues par la population. Elles peuvent comprendre l’interdiction momentanée et localisée de voyages scolaires. Ces mesures sont mises en œuvre par les préfectures et relayées auprès des rectorats. Lorsqu’une telle occurrence se présente, le chef d’établissement doit décider l’annulation d’un voyage organisé par son établissement. Il est alors confronté à un cas de force majeure et se retrouve en situation de compétence liée. La responsabilité de l’établissement ne peut être engagée.

Il en est de même lors de l’activation locale ou nationale du plan Alerte attentat ou en cas d’instauration de l’état d’urgence.

Il est à noter qu’en de telles circonstances, l’annulation résulte le plus souvent de l’agence de voyage qui est tenue à une obligation de sécurité (art.221-1 du code de la consommation). L’agence doit alors procéder au remboursement intégral des sommes engagées (articles L.211-13 et L.211-14 du code du tourisme).

7. Formulaire de droit à l’image

Faites signer ce Formulaire droit à l’image aux parents des élèves partant en séjour afin de pouvoir pouvoir diffuser les supports photos et vidéos de votre voyage.

8. Formation

« Quelle conduite à tenir à l’étranger par un ressortissant français » ? Tel a été l’intitulé de la formation réalisée en partenariat avec les FORCES ARMEES DES ANTILLES en novembre 2014.
Pour en savoir plus lire ici
Consulter le diaporama présenté aux stagiaires sur la conduite à tenir à l’étranger.